Căn cứ yêu cầu công việc sản xuất và không ngừng nâng cao hiệu quả của phần mềm quản lý công việc. Trong hai ngày từ 16-17/11/2010 Công ty TTĐ1 đã tổ chức lớp học sử dụng phần mềm e-offi ce 2.0 vào quản lý Công văn- Công việc cho toàn bộ cán bộ văn phòng trong toàn Công ty.
Đây là phần mềm hướng tới việc chuẩn hoá và giảm thiểu mọi xử lý thủ công, tập trung vào 2 chức năng chính là quản lý công văn, tài liệu, văn bản và quản lý công việc. Giúp cho việc quản trị điều hành của đơn vị trở nên đơn giản khoa học và giảm thiểu những rủi ro do yếu tố chủ quan gây ra, tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí điều hành. Các chức năng của e-offi ce bao gồm:
Theo dõi công văn đến, công văn đi lưu trữ công văn theo một trình tự khoa học.
Lên lịch làm việc ở văn phòng, lich công tác, hồ sơ cần xử lý v.v...
Giao việc cho nhân viên trong đơn vị thông qua hệ thống phần mềm
Theo dõi tiến độ thực hiện của công việc trong toàn hệ thống
Báo cáo tiến độ thực hiện công việc theo công văn giấy tờ
Điều tiết công việc trong đơn vị không để xảy ra tình trạng người thì quá nhiều việc người thì quá rảnh rỗi.
Lãnh đạo có thể chỉ đạo điều hành sản xuất của đơn vị mình qua hệ thống E-office. Hỗ trợ nhiều tiện ích cho người dùng, đặc biệt là khả năng tự động cảnh báo, nhắc nhở người sử dụng.
Với những tiến bộ vượt bậc của ngành công nghệ thông tin, đây là bộ phần mềm được phát triển thông minh hơn, gần gũi với nhu cầu thực tế hơn tạo ra môi trường làm việc năng động và rất chuyên nghiệp. Đặc điểm của bộ phần mềm này là tích hợp một số ứng dụng cho phép kết nối mọi đối tượng trong đơn vị thông qua một hệ thống duy nhất. Những chức năng nổi bật như cho phép lập lịch trực tiếp trên hệ thống, quản lý công văn giấy tờ, gửi nhận thư điện tử, hội thoại trực tiếp... Ngoài ra, với khả năng làm việc trên môi trường Internet, mọi khoảng cách về địa lý sẽ không còn ý nghĩa và trong tương lai rất nhiều cán bộ văn phòng có thể làm việc tại nhà.
Tuy nhiên đây cũng sẽ là một thách thức không nhỏ đối với nhiều cán bộ nghiệp vụ quản lý và điều hành trong toàn Công ty./.
